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制定一份接待客人方案

作者: 粤菜家常菜谱   来源粤菜家常菜谱    发布时间2019-03-17

  制定接待,就是拟定接待方案,其主要内容应包括接待方针、接待规格、接待日程安排、接待形式、接待经费开支、生活安排等;下面是有制定一份接待客人方案,欢迎参阅。

  1、心理准备

  (1)“诚恳”的心,要让对方感到自己是受到欢迎、得到重视的。

  (2)合作精神。看到同事在招待客人,要有主动协助的精神,不能认为不是自己的客人就不予理睬。

  (3)具备一定的知识。特别注意在接待、洽谈、宴请等方面的相关礼仪。

  2、物质准备:物质准备包括环境准备和办公用品准备,主要由总经办负责。

  (1)环境准备。全力打造清洁、整齐、明亮、美观,无异味的接待环境。包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。

  (2)办公用品准备。例如:前厅,为客人准备简洁、色彩和谐的座椅。会客室,桌椅摆放整齐,桌面清洁,墙上挂上某次的大型公关活动的照片,桌上放一些介绍公司情况的资料,以提高公司的可信度。另外,茶具、茶叶、饮料要准备齐全。

  3、业务知识和能力的准备,即企业的发展、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况;还要准备一些较完备的资料,如当地宾馆、名胜古迹、游览路线、场所的名称、地点、联系方式,本市的、经济、等情况。主要由行政部、部负责。

  4、了解来宾的基本情况,包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、职务、民族及其宗教信仰等,以确定接待规格和制定接待计划。主要由人事部、计划部、财务部负责。

  快速了解外宾的基本情况后,还需要根据实际情况做好以下三项主要准备工作:确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。包括到机场或车站迎接得人员、迎接的种类及数量、专项陪同人员、全程陪同人员;宴请的规格、地点;住宿的宾馆等级、房间标准等等。涉及到的具体内容有:(1)主要陪同人员;(2)主要工作人员;(3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、标准、人数;(5)会见、会谈时间、地点、参与人员。

  为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务,提前安排好自时间,保证接待工作顺利进行,制定一份表格,内容如下,印发各有关人员:

  1.人员安排表:包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。

  2.日程安排:包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容,一般以表格的列出。

  3.接待经费列支:包括 (1)工作经费:租借会议室、打印资料等费用; (2)住宿费;(3)餐饮费;(4)劳务费:讲课、演讲、加班等费用;(5)交通费;(6)参观、游览、娱乐费用;(7)纪念品费;(8)宣传、公关费用;(9)其他费用。

  附:公司一般部门

  总经办、行政部、人事部、计划部、财务部、市场营销部(市场部、物流部、销售部、营销部、采购部、生产部……)……

  总经理办公室:负责全公司协调,包括制度、接待、会议等,属于公司中心决策;

  财务部:财务经理,出纳员,记帐员等负责费用收支、预决算、等;

  销售部(营销部):市场营销、客户服务等

  人力资源部:公司人事、培训、劳资、考勤、、职称等;

  行政部:如果是生产型的公司部门相对比较多点,比如企管部,技术研发部,生产部,后勤部,基建设备部,采购部等等经理,财务部,销售部都是基本部门一般都是要有的,其他的部门看公司的性质及情况而定。

  另附:

  一。宾客到达前要做好如下环节的准备工作:

  1.来宾的基本情况:单位、姓名、职务、性别、民族、人数、来访目的和要求、抵达时间、抵达方式、日程安排;

  2.及告主管院领导,听取领导对接待工作的;?

  3.制定接待计划,向主管主任报批,重要客人要向院领导报批;?

  4.协调有关部门落实接待计划。

  二。宾客到达后应做好以下服务工作:

  1.接站;?

  2.根据客人具体情况安排住宿;?

  3.与来宾负责人商议活动日程安排,及时将结果负责接待的领导;?

  4.根据客人特点协调有关部门做好各项活动安排;?

  5.随时征求客人意见,及时调整活动安排。?

  三。宾客离去时应做好如下收尾工作:?

  患上癫痫病有什么样的治疗方法呢?1.征求来宾对接待工作的意见;?

  2.将订购的返程票交到来宾手中;?

  3.协助来宾结算住宿费等;?

  4.落实返程安排及送行车辆,送站;?

  5.来宾单位接站;?

  6.将接待工作中的有关文字材料整理归档。

  一、做好接待环境准备工作

  (一)学习目标

  要求:做好办公室硬环境和软环境准备。

  (二)接待工作环境准备

  会客室(办公室)环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。

  制约会客室环境的因素很多,有因素、经济因素,最主要的还是人的素质修养因素。

  会客室清洁、明亮、整齐、美观,让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊,充满生气。如果没有专门的会客室,也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来,让来客一进门就有个坐处,可以从容地讲话。

  (三)相应知识

  1.绿化环境。会客室(办公室)的绿化是不能忽视的。外部环境应力求做到芳草铺地,花木繁茂。室内绿化要合理地配置花木,会给室内增光添辉。

  2.空气环境。空气环境的好坏,对人的行为和心理都有影响。室内通风与空气调节对提高接待工作效率十分重要。

  3.光线环境。室内要有适当的照明。如长时期在采光、照度不足的场所工作,很容易引起视觉疲劳。

  4.声音环境。室内要保持肃静、安宁,才能使秘书人员聚精会神地从事接待工作。

  (四)

  1.在接待工作中要加强门卫登记制度。

  2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产,应该实行严格的安全防护,防止窃密现象发生。

  二、做好接待工作物质准备

  (一)学习目标

  会客室应做好接待物质准备。

  (二)接待工作物质准备

  会客室应准备好座位、茶水,还应有一部电话,以便在谈及有关问题需要询问有关部门时,可以立即打电话出去。有条件的情况下还应有复印设备,当来客需求索有关资料时,能立即复印。最好能在会客室的墙上挂一面镜子,它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容,始终表现出优雅的仪表和风度。为使会客室内显得生气盎然,可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉。为了方便来访者进屋后有放衣物的地方,应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间,可准备一些书报杂志、单位介绍等材料。

  (三)相应知识

  办公室的用具设计要精美、坚固耐用,适应现代化要求。办公桌应美观、实用。有条件的可采用自动升降办公椅,以适应秘书人员的身体高度。同时应根据不同工作性质,设计不同形式的办公桌、椅。另外,办公室应根据不同情况,设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽,以便保存必要的资料、文件和卡片等,便于随时翻检。这些设备和桌椅一样,应装置滑轮,便于移动。如有来访者,就将其置于一隅。办公室美,就会给来访者好的印象。

  (四)注意事项

  办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关。不仅要注意改善工作环境,还应注意改善工作场所的人际环境。人际环境的内容包括1.一致的目标。一致目标,才能使大家同心同德。

  2.统一行动。坚决反对不顾大局,只想到个人利害得失。

  3.融洽的凝聚力。秘书人员要有吸引力和相融的态度。

  三、做好接待工作心理准备

  (一)学习目标

  要求懂得接待心理,并做好这方面的心理准备。

  (二)心理准备

  秘书人员的基本要素是"诚心",只有站在对方立场,有一颗真诚的心,接待中能将心比心才能表现出优雅感人的礼仪。待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活,这种良好的行为有助于赢得对方的好感。那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的现象,令人反感。外面的人对于上司评价的标准,首先取决于秘书人员接待客人的情感。若一开始受到秘书人员真诚亲切的接待,来访者对将见到的领导也会抱着同样的期待。反之,如果秘书人员对于来访者拉长脸,嫌麻烦,来访者也一定会产生连锁反应,认为领导也不会热情。因此,秘书人员应有真诚的待客心理。

  (三)相应知识

  要做好接待工作心理准备,重要的辽宁治愈癫痫病最好的方法是要学习礼仪常识,塑造自身良好形象。

  仪容、仪表、仪态、服饰礼仪常识

  秘书人员为做好接待工作,要懂得一些仪容、仪表、仪态、服饰的礼仪常识。

  1.仪容

  仪容即人的容貌,是个人仪表的重要组成部分之一,它由发式、面容以及人体所有未被服饰遮掩的肌肤(如手部、颈部等)等内容所构成。仪容在人的仪表美中占有举足轻重的地位。

  (1)发式

  发式美是人仪表美的一部分。头发整洁、发型大方是对发式美的最基本要求。整洁大方的发式易给人留下生气勃勃的印象。

  (2)面容

  面容是人的仪表之首,是人体暴露在外时间最长的部位,也是最为动人之处。男士应养成每天修面剃须的良好习惯。目前,女士面容的美化主要采取整容与两种方法。

  (3)颈部

  颈部是人体最容易显现一个人年龄的部位,平时要和脸部一样注意保养。

  (4)手部

  手、手指和指甲的美,与人体其他部位的美一起,组成了人的整体风采。和脸部、颈部一样,手也常常露在服饰之外,极易被他人所注意。因此,适时适度地保护与美化手部是十分必要的,不容忽视。

  一、接待计划的主要内容

  (一)学习目标

  熟悉接待计划的主要内容。

  (二)拟定接待计划

  接待来访者,特别是接待来访团体的第一项工作,就是要拟定出切实可行的接待计划。 接待计划的主要内容包括:

  1.接待方针,即接待的指导思想。

  2.接待规格。针对不同的客人采用不同的接待规格。第一种是对等接待,即陪同人员与客人职务、级别大体一样,大部分接待都是对等接待。第二种是高规格接待,即陪同人员比客人职务要高,适用于比较重要的接待。第三种是低规格接待,即陪同人员比客人职务要低,主要适用在基层。

  3.接待日程安排。接待日程安排应当制定周全,尤其是接待活动的重要内容不可疏漏,比如安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜。接待日程安排还要注意时间上的紧凑,上一项活动与下一项活动之间既不能冲突,又不能间隔太长。

  4.接待形式。

  5.接待经费开支。

  (三)相应知识

  我国是一个多民族的国家,在制定接待计划和接待工作时,一定要尊重少数民族的礼仪、习俗。下面简单介绍部分少数民族礼仪、习俗情况,供接待少数民族来访者时参考。

  二、熟悉接待工作具体事项

  (一)学习目标

  熟悉接待工作的具体事项,更好地制定接待计划。

  (二)熟悉接待工作具体事项

  1.首先要了解清楚来宾的基本情况,包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数,以及到达的日期和地点。

  2.填报报告卡片,将来宾情况和意图向有关领导报告,并根据对方意图和实际情况,拟出接待计划和日程安排的初步意见,一并报请领导批示。

  3.根据来宾的身份和其他实际情况,通知具体接待部门安排好住宿。

  4.根据实际工作需要,安排好来宾用车和接待工作用车。

  5.在国家规定标准的范围内,尽可能周到地安排好来宾的饮食。

  6.根据来宾的工作内容,分别做好以下安排。

  如来宾要进行参观学习,则应根据对方的要求,事先安排好参观点,并通知有关部门或单位准备汇报材料,组织好有关情况介绍、现场操作和表演、产品或样品陈列等各项准备工作。

  7.根据对方的工作内容,事先拟订出各个项目陪同人员的名单,报请领导批准后,即通知有关人员不要外出,并作好准备。

  8.根据来宾的身份和抵达的日期、地点,安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接。

  9.来宾到达并住下后,双方商定具体的活动日程,尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行。

  10.在合适的时机按照大体对等的礼仪原则,安排有关领导同志看望来宾,事先安排好地点及陪同人员。

  11.根据领导或来宾要求,作好游览风景区和名胜古迹的安排。

  12.在条件许可的情况下,为来宾安排一些必要的文化娱乐活动,如电影、地方戏剧、晚会、书画活动、参观展览等。

  13.根据来宾要求,安排好活动,通知体小儿癫痫治疗需要注意哪些育场馆作好场地、器材等准备,并安排陪同人员。

  14.来宾如有重要身份,或活动具有重要意义,则应通知有关新闻单位派人进行采访、报道,负责介绍情况,安排采访对象谈话,并受领导委托对稿件进行把关。

  15.事先征询来宾意见,预订、预购返程车船或飞机票。

  16.来宾离去时,安排有关领导或工作人员到住地或去车站、码头、机场为客人送行。

  (三)相应知识

  为制定好接待计划,必须熟悉接待工作的具体事项,同时也要熟悉接待来访者的见面礼节。

  1.见面礼节

  (1)致意

  致意是用语言或行为向别人问好,表示自己的慰问。致意是社交应酬的最简单、最常用的礼仪。例如:见面时问好、点头、举手、抬身、脱帽等都是致意。

  打招呼是两个已经认识的人见面时的礼节。一天中首次见面,或一次活动中初遇,应问好,对方主动问好时,一定要相应回答。

  打招呼是构成人际关系的重要内容。一双坦诚的眼睛,一副面带微笑的面容,声音热情地向人打招呼,是一个成功的秘书人员应具备的素质。

  (2)握手

  握手是表示友好的举止,是一种非常普遍的礼貌行为。当两个陌生人被人介绍相识时需要握手,朋友见面时需要握手,告别时也需要握手。它还是一种表示、感谢、慰问相互鼓励的善意行为。

  通常双方相见时,主人,年长者,职高者,女士应先伸手;客人,年轻者,身份低者,男士可先问候,待对方伸手后立即随应再握手。

  行握手礼时,距离受礼者约一步,上身稍前倾,两足立正,伸出右手,四指并齐,拇指张开向受礼者伸出,在齐腰的高度与对方恰到好处地认真一握,一般3-4秒,礼毕即松开。如初次见面,握手时间不宜过长;如老朋友意外相见,握手时间可适当加长,以表示不期而遇的喜悦。男士与女士握手,时间应较短。

  一个人与多人握手时应遵守先高后低,先长后幼,先主后宾,先女后男的原则。多人同时握手时不要交叉,待别人握完后再伸手,也不可同时伸出双手与两人握手。

  2.引见介绍

  (1)

  自我介绍是在没有中介人的情况下,树立自己的形象和价值的一种重要方法与手段。

  通常本人要镇定,充满信心,亲切自然,友善可掬,先向对方点头致意,得到回应后,向对方介绍自己的姓名、身份、单位,并可随之递上名片。自我介绍要根据交往目的、对象来介绍内容的繁简。

  (2)介绍他人

  为他人介绍时,介绍顺序为先把年龄轻的介绍给年长的;先把职位低的介绍给职位高的;先把宾客介绍给主人;先把男士介绍给女士。在双方的地位和年龄差不多时,应该先把与自己关系密切的人引见给另一方。如果把一个人介绍给众多人时,首先应该向大家介绍这个人,然后再把众人逐个介绍给这个人。集体介绍可以按照座位次序或职务次序一一介绍。

  3.递接名片

  (1)递送名片

  名片的递送,要讲究礼仪。通常是在自我介绍后或被别人介绍后出示的。

  递送名片时应起立,上身向对方前倾以敬礼状,表示尊敬。并用双手的拇指和食指轻轻地握住名片的前端,而为了使对方容易看,名片的正面要朝向对方,递时可以同时报上自己的姓名。

  (2)接收名片

  对待名片应像对其主人一样尊重和爱惜。若接名片,要用双手由名片的下方恭敬接过收到胸前,并认真拜读,此时,眼睛注视着名片,认真看对方的身份、姓名,也可轻轻读名片上的内容。接过的名片忌随手乱放或不加确认就收入包中,这是很失礼的。

  (四)注意事项

  礼节的一般关系。表面看来礼节只是待人接物的一种形式,但礼节的方方面面要求中都渗透着一定的人文道德观念。如:

  1.讲究态度。尊重他人态度。

  2.弄清关系。不同关系,就有不同的礼仪规范。

  3.把握分寸。礼节之美就体现在分寸上。

  4.送礼贵在适宜。对回报别人好意,是没有特别时间限制的。

  一、迎接

  迎接工作的一般步骤是:(开始)准备→欢迎→安排生活(结束)

  1.准备

  (1)准确掌握客人(团组)抵达的时间、地点、所乘交通工具以及给予的礼遇等。

  (2)迎接前检查预定客房、车辆及餐饮。

  (3)通知宾馆、车辆等癫痫开颅能治好吗部门做好准备;重要来宾以及重要团组的接待,根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门做好准备。

  (4)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往迎接。

  (5)做好其他准备工作。

  2.迎宾

  (1)准确掌握抵达时间。提前到达以示欢迎与尊重,不让客人久候或自寻目的地。

  (2)出示接站牌。因初次见面和迎接地点拥挤喧闹,为便于识别,高举接站牌、横幅、小旗等迎接,使客人能从远处看到,主动前来接洽;应礼貌地问清客人情况,不要接错人,既保证接站顺利,又增加客人的自尊、自豪感,增进双方感情。

  (3)热情相迎。主动上前打招呼、握手、问候以示欢迎;自我介绍或递名片(可由身份最高者将迎接人员介绍给来宾,接着介绍来宾,先介绍身份地位高的人);主动与客人寒暄,征得同意后帮客人提皮箱、行李,引领至车上。

  (4)帮助客人与机场或车站联系签票、领取行李,组织装运行李。

  3.安排生活

  (1)将客送至住地,先让其洗浴更衣,以解旅途疲劳,再安排客人就餐。

  (2)及时向客人提供《接待手册》,并征求客人对日程安排的意见和要求(如客人对日程安排提出变化要求,应报告有关领导同意后迅速通知各有关部门)。问客有无私人活动(探亲访友、)需帮助安排。

  (3)分手时礼貌道别,并交待下次会面地点、时间、联系方法。

  二、送客

  送客是公务接待工作最后一环,可适当馈赠礼品,提醒别忘所带物品。送客的一般步骤是:(开始)准备→欢送(结束)。

  1.准备

  (1)核实客人离境的准确时间、地点、所乘交通工具;商定集合、出发的时间。

  (2)通知宾馆、车辆等部门提前做好准备;重要来宾以及重要团组的接待,根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门提前做好准备。

  (3)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往欢送。

  (4)组织装运行李,检查客人是否有遗漏物品。

  2.欢送

  (1)为表隆重,参加接待服务的人员可在客人住地列队欢送。

  (2)送客人至机场(车站、码头)。

  (3)挥手告别并配以关切牵挂的道别语,待飞机起飞(车船开动)后再离开。

  三、注意事项

  1.严格照接待方案安排和组织迎送。

  2.准确掌握客人抵离时间、地点和所乘交通工具,及早通知全体迎送人员和有关部门。如有变化,应及时通知。

  3.接站人员应提前到达机场(车站、码头)迎候客人,以示欢迎与尊重;送客要待飞机起飞(车船开动)后再离开。

  4.根据需要事先安排贵宾休息室;对首次来访、彼此又不认识的客人,应事先准备好接站牌。

  5.客人抵达住地后,不宜马上安排活动,应稍事休息,给对方留下更衣时间。

  6.在迎送过程中,应热情周到,服务规范,善始善终,文明礼貌。

  7.对需要购买回程飞机、车、船票的客人,要事先了解离开的日期,乘坐何种交通工具,收齐预付款,交票务人员办理。票办妥后,要提前通知客人。

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